Universidade de Birmingham busca evoluir para uma cultura centrada em dados com o Snowflake

As instituições de ensino superior precisam administrar uma enorme quantidade de atribuições, e a Universidade de Birmingham não é exceção. Depois de uma pandemia assustadora, a necessidade de implementar uma transformação digital nunca foi tão grande. Precisando modernizar seus recursos de dados para atender melhor seus funcionários, alunos e pesquisadores, a Universidade contou com a ajuda do Snowflake Data Cloud para alcançar esse objetivo.

Regularmente classificada entre as 100 melhores universidades do mundo, a Universidade de Birmingham atrai alunos, funcionários e pesquisadores de todas as partes do globo para estudar, colaborar e trabalhar. 

Com o objetivo de estar entre as 50 primeiras universidades nos próximos 10 anos, a Universidade queria adotar uma postura mais centrada em dados para obter insights sobre como melhorar os resultados dos alunos e criar um lugar mais eficiente e mais gratificante para o estudo e o trabalho. No entanto, por se tratar de uma organização tão grande e complexa, com vários departamentos e tantas variáveis, a tarefa se apresentava como um enorme desafio.

Sem uma única fonte de verdade, era complicado fazer controle de versões e gerenciar os dados. "Várias versões dos mesmos dados estavam sendo usadas e modeladas de maneiras ligeiramente diferentes", explica Julian Kobylarz, Business Intelligence Development Manager da Universidade de Birmingham. "E esses silos de dados estavam criando uma visão negativa dos dados, fazendo com que o foco de muitos dos envolvidos deixasse de ser voltado para o funcionamento da Universidade."

Os dados da Universidade de Birmingham existiam em diversos sistemas, inclusive nos cerca de 450 locais do departamento de tecnologia da informação (TI), entre outros. "Foi difícil conectar centenas de sistemas para criarmos uma visão holística dos dados da Universidade que atendesse às necessidades de todos", afirma Kobylarz.

A Universidade percebeu que muitos funcionários não conseguiam acessar os dados granulares de que precisavam para atender a alunos e colegas da melhor forma possível. Em muitos casos, os membros das equipes precisavam pedir a algum colega para exportar planilhas de Excel para poderem realizar o trabalho necessário.

Além dos problemas de acessibilidade de dados, a Universidade também se preocupava com o crescente volume de dados. A plataforma de inteligência de mercado legada e o data warehouse que a Universidade de Birmingham usava não eram dimensionáveis. Esses recursos também não conseguiam processar grandes volumes de dados com rapidez, ofereciam desempenho limitado e os usuários gastavam tempo demais tentando extrair manualmente insights úteis dessa plataforma confusa.

Quando a pandemia se instalou, a necessidade de transformação digital surgiu com total clareza para a equipe de serviços de TI da Universidade. "Foi um grande choque para a Universidade", explica Tim Packwood, IT Innovation Manager da Universidade de Birmingham. "Como muitas instituições de ensino superior, vínhamos investindo em nosso campus há bastante tempo, sem necessariamente direcionar o mesmo investimento para a transformação digital."

A equipe precisava de uma solução que pudesse atender à natureza dinâmica da Universidade, agora e no futuro. Eles pesquisaram 48 diferentes plataformas de tecnologia e acabaram decidindo pelo Snowflake Data Cloud.

"Avaliamos a nossa estratégia digital e o que seria necessário para sustentá-la", afirma Kobylarz. "A granularidade da geração de relatórios e a diferenciação entre capacidade de processamento e armazenamento realmente colocaram o Snowflake em posição de destaque." A natureza elástica e automática da plataforma, além de ser uma opção econômica, também foi um fator fundamental para a equipe escolher o Snowflake. "Foi a melhor opção para nós", acrescentou. "E, além de tudo isso, ainda encontramos muitas indicações de que o Snowflake também seria fácil de usar."

A Universidade fez uma prova de conceito com o Snowflake no Learner Analytics, coletando e analisando dados dos alunos para melhorar os seus resultados. Agora, a Universidade consegue identificar áreas que precisam ser melhoradas e implementar intervenções direcionadas para promover o sucesso dos alunos. "O resultado da prova de conceito foi muito bom", explica Kobylarz. "Depois que a Snowflake entrou em cena, foram necessários somente três meses desde quando começamos a conversar sobre isso até o momento em que estávamos com os primeiros resultados em mãos."

Começamos os trabalhos em março de 2021, com a equipe de serviços profissionais da Snowflake. "O treinamento que recebemos foi um dos melhores e mais ricos em insights de que eu já participei", afirma Packwood. "Toda a equipe foi fantástica em nos ajudar, nos fazer pensar no futuro e nos apresentar a outras pessoas e clientes."

"O treinamento foi desenvolvido sob medida para nós", acrescenta Kobylarz. "Ao fim de cada dia, a equipe da Snowflake parava para refletir, conversar com a gente e adaptar as sessões de acordo com as necessidades de nossa equipe."

Agora, a equipe está usando o Snowflake em três outras áreas principais. No gerenciamento de dados de pesquisa, a possibilidade de armazenar e gerenciar grandes volumes de dados de aplicativos de pesquisa, premiações e resultados no Data Cloud significa que as equipes de serviços profissionais podem acessar e analisar os dados, com facilidade, em um ambiente seguro e dimensionável.

Além disso, a Universidade também está usando o Snowflake para armazenar e analisar dados financeiros, o que significa que a equipe pode se basear em dados para tomar decisões de orçamentos e alocação de recursos. Ao usar o Snowflake para analisar dados operacionais, como os dados de gerenciamento de instalações, a equipe pode melhorar a eficiência e a análise desse tipo de dados.

"A plataforma tem nos proporcionado uma agilidade imensa", afirma Kobylarz. "Quando alguém tem um projeto preparado para começar, nós já estamos prontos."

A adoção do Snowflake Data Cloud proporcionou à equipe de serviços de TI da Universidade de Birmingham novos recursos que não teriam sido possíveis com a infraestrutura legada, como Internet das Coisas (IoT), geração de relatórios regulatórios, visualizações e compartilhamento de dados com rapidez e segurança, entre outros. "Conseguimos analisar uma quantidade praticamente infinita de dados", diz Kobylarz. "Todos os controles de acesso estão implementados, e os dados podem ser consumidos com muita rapidez. De maneira estruturada, não estruturada, semiestruturada, não importa: estamos prontos para o que for preciso."

"A análise de dados que conseguimos realizar agora não teria sido possível com a nossa infraestrutura antiga", explica Packwood. "Essa defasagem de recursos foi superada." 

"Quando se trabalha em uma universidade, tem-se todo tipo de demanda, desde 'Você poderia fazer upload dessa planilha de Excel para mim?' até 'Estou com bilhões de coisas chegando para fazer a cada minuto em um projeto de IoT; será que você conseguiria fazer isso, por favor?'. Agora, com o Snowflake, posso dizer 'Sim, deixa comigo'."

A adoção do Snowflake teve uma influência enorme no modo de atendimento do departamento de serviços de TI oferecido a toda a universidade. Por exemplo, o Learner Analytics por si só está ajudando os professores da universidade a encontrarem padrões positivos, identificarem o que está funcionando bem e implementarem tudo isso na universidade, de modo que todos os alunos possam se beneficiar.

"Agora, conseguimos analisar as tendências e saber, por exemplo, se um professor está passando mais vídeos para os alunos do que outro professor. E se esses alunos estão alcançando notas 10% mais altas, por exemplo, talvez os alunos estejam usando os vídeos de uma maneira melhor do que o conteúdo obtido por meio dos livros didáticos", explica Kobylarz.

Futuramente, Kobylarz, Packwood e a equipe planejam implementar a plataforma para que profissionais de toda a universidade, e não somente os da área de TI, possam se beneficiar também. Eles planejam oferecer aos usuários o treinamento e o acesso aos dados certos para que isso seja uma parte importante da cultura universitária.

E para melhorar o processo decisório estratégico, a equipe planeja estabelecer plataformas de dados e análise de dados empresariais eficientes e dimensionáveis que possam ser usadas de forma independente para melhorar continuamente a qualidade, o valor e a otimização dos dados.

"Não existe transformação digital sem dados", afirma Packwood. "E a Snowflake é parte integrante disso. Agora, resta garantir que a Universidade consiga desenvolver sua cultura com foco em dados. O verdadeiro poder da plataforma Snowflake está em conseguir mapear e planejar nossa organização tão complexa. E eu espero que, nos próximos anos, comecemos a vê-la realmente como o centro de um ecossistema."