Amministrare e gestire un’istituzione universitaria come la University of Birmingham è complesso. Dopo la pesante pandemia, l’esigenza di attuare la trasformazione digitale è diventata più pressante che mai. L’università aveva bisogno di modernizzare le sue capacità di lavorare con i dati per servire meglio il personale, gli studenti e i ricercatori, e ha scelto il Data Cloud Snowflake per farlo.

Costantemente classificata tra le prime 100 università del mondo, la University of Birmingham attrae studenti, personale e ricercatori da tutto il mondo che vengono qui per apprendere, lavorare e collaborare. 

Per raggiungere l’obiettivo di classificarsi tra le prime 50 nei prossimi dieci anni, l’università voleva incentrarsi maggiormente sui dati per ottenere insight su come migliorare i risultati degli studenti e creare un posto più efficiente e gratificante in cui lavorare e studiare. Tuttavia, trattandosi di un’organizzazione così vasta e complessa, con numerosi dipartimenti e tante variabili, l’impresa era molto impegnativa.

L’assenza di un’unica fonte di riferimento rendeva difficili il controllo delle versioni e la gestione dei dati. “Venivano utilizzate più versioni degli stessi dati, modellate in modi leggermente diversi”, spiega Julian Kobylarz, Business Intelligence Development Manager della University of Birmingham. “E questi silos di dati stavano creando una visione negativa dei dati stessi, una situazione che distoglieva l’attenzione di molte persone dalla gestione dell’università.”

I dati della University of Birmingham erano distribuiti su più sistemi, tra cui 450 nel solo reparto informatico. “Era difficile riunire centinaia di sistemi per creare una visione olistica dei dati dell’università adatta alle esigenze di tutti”, racconta Kobylarz.

In molti casi, il personale non aveva modo di accedere ai dati granulari di cui aveva bisogno per servire al meglio studenti e colleghi, e spesso le persone chiedevano aiuto ai colleghi per esportare i fogli di calcolo Excel di cui necessitavano per svolgere il proprio lavoro.

Oltre ai problemi di accessibilità dei dati, l’università era anche preoccupata dal crescente volume dei dati. All’epoca la University of Birmingham aveva una soluzione di data warehouse e piattaforma di business intelligence non scalabile, che non era in grado di elaborare rapidamente data set di grandi dimensioni, le prestazioni erano limitate e il personale impiegava moltissimo tempo nel tentativo di estrarre manualmente insight preziosi dalla mole di dati.

La pandemia ha poi fortemente evidenziato l’importanza della trasformazione digitale per il team dei servizi IT dell’università. “È stato un grande shock per la nostra università”, riferisce Tim Packwood, IT Innovation Manager della University of Birmingham. “Come moltissimi istituti universitari, investivamo da tempo nel nostro campus, ma non avevamo investito altrettanto nella trasformazione digitale.”

Il team aveva bisogno di una soluzione in grado di adattarsi alla natura dinamica dell’università, attuale e futura. Dopo avere esaminato 48 piattaforme tecnologiche diverse, la scelta è ricaduta sul Data Cloud Snowflake.

“Abbiamo riflettuto sulla nostra strategia digitale e su cosa ci serviva per sostenerla”, riferisce Kobylarz. “La granularità del reporting e la separazione tra elaborazione e archiviazione sono caratteristiche che posizionano Snowflake su un livello realmente a parte.” Anche la natura automatica ed elastica della piattaforma era un altro aspetto importante, in aggiunta alla convenienza economica di Snowflake. “Era la scelta migliore per noi”, aggiunge. “Oltre a tutto questo, era ampiamente dimostrato che Snowflake è anche facile da utilizzare.”

L’università ha condotto un progetto pilota con Snowflake sull’analisi dei dati sull’apprendimento, raccogliendo e analizzando i dati degli studenti per migliorare i loro risultati. Ora è in grado di identificare le aree di miglioramento e attuare interventi mirati a supporto degli studenti. “Il progetto pilota è andato molto bene”, riferisce Kobylarz. “Dalla pianificazione iniziale alla generazione del primo data asset, sono trascorsi solo tre mesi dopo l’adozione di Snowflake.”

Il team ha quindi seguito una formazione quick start nel marzo 2021 con i Professional Services Snowflake. “È stato uno dei training migliori e più istruttivi a cui ho mai preso parte”, afferma Packwood. “Tutto il team è stato fantastico nel supportarci, spingendoci a guardare avanti e presentandoci ad altri interlocutori e clienti.”

“La formazione è stata appositamente personalizzata per noi”, aggiunge Kobylarz. “Al termine di ogni giornata, il team Snowflake valutava la situazione, parlava con noi e modificava le sessioni per adattarle alle nostre esigenze.”

Ora Snowflake è utilizzato in altre tre aree chiave. Nella gestione dei dati di ricerca, la capacità di archiviare e gestire grandi volumi di dati relativi a domande di ricerca, assegni e risultati nel Data Cloud permette di accedere ai dati in modo semplice e analizzarli in un ambiente sicuro e scalabile.

L’università utilizza Snowflake anche per l’analisi finanziaria: la capacità di archiviare e analizzare i dati finanziari favorisce le decisioni data-driven su budget e allocazione delle risorse. Inoltre, utilizzando Snowflake per analizzare i dati operativi, ad esempio i dati della gestione del patrimonio e dei servizi immobiliari, è possibile migliorare l’analisi operativa e l’efficienza.

“Grazie a questa piattaforma abbiamo ottenuto un’immensa agilità”, sostiene Kobylarz. “Ogni volta che qualcuno ha un progetto pronto a partire, siamo pronti anche noi.”

L’adozione del Data Cloud Snowflake ha fornito al team dei servizi IT della University of Birmingham nuove funzionalità che non sarebbero state possibili sulla precedente infrastruttura, tra cui IoT, reporting normativo, visualizzazioni e condivisione dei dati sicura e veloce. “Siamo in grado di elaborare una quantità quasi infinita di dati”, dichiara Kobylarz. “Abbiamo applicato globalmente i controlli degli accessi e possiamo utilizzare i dati con estrema rapidità, che si tratti di dati strutturati, non strutturati o semi-strutturati.”

“Eseguiamo analisi dei dati che sarebbero state impossibili sulla vecchia infrastruttura”, spiega Packwood. “Ora abbiamo tutte le capacità che ci servono.” 

In un’università, le richieste vanno da ‘Puoi caricare questo foglio di calcolo Excel?’ a ‘Ho un miliardo di cose in arrivo ogni minuto per un progetto IoT, è fattibile?’. Ora con Snowflake posso tranquillamente rispondere ‘sì’”, dichiara Kobylarz.

L’adozione di Snowflake ha avuto un fortissimo impatto sul modo in cui i servizi IT possono fornire supporto agli utenti di tutta l’università. Ad esempio, l’analisi dei dati dell’apprendimento da sola sta aiutando i docenti a trovare modelli laddove ottengono buoni risultati, a identificare quel che funziona bene per poi estendere queste pratiche virtuose a tutta l’università perché tutti gli studenti possano beneficiarne.

“Ora possiamo esaminare le tendenze per vedere, ad esempio, se un professore sta facendo guardare agli studenti più video di un altro. E se i suoi studenti ottengono voti del 10% più alti, probabilmente significa che stanno sfruttando meglio i video dei libri di testo”, spiega Kobylarz.

Kobylarz, Packwood e il team stanno pianificando di implementare la piattaforma in futuro affinché possa essere utilizzata anche al di fuori del settore IT e per fornire alle persone la formazione adeguata e l’accesso ai dati per renderla una parte fondamentale della cultura universitaria.

Per migliorare il processo decisionale strategico, il team prevede di rendere disponibili piattaforme dati e di analisi self-service, efficienti e scalabili per migliorare costantemente la qualità, il valore e l’ottimizzazione dei dati.

“Non esiste la trasformazione digitale senza i dati”, afferma Packwood. “E Snowflake è parte integrante di tutto questo. Ora dobbiamo assicurarci che l’università possa sviluppare la sua cultura intorno ai dati. La capacità di mappare la nostra complessa organizzazione su Snowflake è la vera, reale potenza della piattaforma. E spero che nei prossimi anni cominceremo davvero a vederla come il centro di un ecosistema.”